Accueillir une compétition d’Olympiques spéciaux Ontario

Général

Accueillir une compétition d’Olympiques spéciaux Ontario (OSO)

Nous vous remercions de contribuer à offrir des possibilités de compétition aux athlètes des Olympiques spéciaux Ontario. La présente trousse d’accueil contient tous les renseignements dont vous avez besoin pour organiser une compétition avec succès. Si vous avez besoin de plus de renseignements ou de précisions, veuillez communiquer avec le commissaire provincial ou le développeur de district responsable de votre sport.

Notre objectif est d’offrir les meilleures compétitions possibles à nos athlètes et ce guide devrait vous aider à atteindre cet objectif.

Table des matières

ÉTAPE 1 – Choisissez votre compétition    3

ÉTAPE 2 – Choisir une date et un lieu   3

ÉTAPE 3 – Organisez votre comité   3

ÉTAPE 4 – Préparer le budget de la compétition    5

ÉTAPE 5 – Détermination des invités    6

ÉTAPE 6 – Réservez vos officiels et votre personnel médical   6

ÉTAPE 7 – Passez en revue la liste de contrôle pré-compétition    7

ÉTAPE 8 – Établissez la liste de contrôle du jour de la compétition   9

ÉTAPE 9 – Récapitulation après la compétition    9

ÉTAPE 1 – Choisissez votre compétition

Types de compétitions

À l’OSO, cinq types de compétition sont généralement organisés. Chaque type de compétition répond à des objectifs différents. Les hôtes sont libres de choisir le type de compétition qu’ils souhaitent organiser, mais certains types de compétition dépendent du cycle des jeux.

Les descriptions de chaque type de compétition se trouvent dans la section Compétition de la bibliothèque de ressources.

ÉTAPE 2 – Choisir une date et un lieu

Pour déterminer l’emplacement ou le lieu qui conviendra à votre compétition, vous devrez examiner la capacité de l’installation, son accessibilité, les possibilités d’observation des spectateurs et la possibilité d’apporter de la nourriture extérieure.

Lorsque vous choisissez la date de votre compétition, tenez compte des autres compétitions ou événements organisés dans votre communauté ou dans les communautés voisines. Si des bénévoles ou des athlètes sont déjà engagés dans un autre événement, il se peut qu’il y ait un manque de participants pour votre propre compétition. Veuillez consulter le calendrier des événements provinciaux pour vérifier s’il y a des conflits potentiels. Vous pouvez également vous adresser à votre développeur de district pour obtenir son avis sur la pertinence d’une date.

Une fois que la date et le lieu ont été déterminés, soumettez l’événement au calendrier des événements de l’OSO.

ÉTAPE 3 – Organisez votre comité

L’organisation d’une compétition est un travail d’équipe ! Pour réussir l’organisation d’une compétition, il faut réunir des bénévoles et des représentants de divers niveaux : l’hôte de la compétition dans la collectivité locale, les délégués techniques du sport et le personnel d’Olympiques spéciaux Ontario.

Les rôles peuvent varier selon le niveau de compétition, c’est-à-dire entre une compétition sur invitation et une compétition de qualification provinciale.

L’hôte de la compétition est chargé de réunir cette équipe. Selon la taille de votre tournoi, certaines personnes peuvent assumer plus d’un rôle, ou vous pouvez demander à un sous-comité de s’occuper d’un rôle. En suivant la structure ci-dessous, vous vous assurez que toutes les bases de votre compétition sont couvertes.

Rôles pour l’organisation d’une compétition (comité organisateur)

Voici une brève description des rôles ou sous-comités possibles au sein du comité d’accueil.

ÉTAPE 4 – Préparer le budget de la compétition

Quatre semaines avant la fin de la compétition, l’hôte de la compétition doit soumettre un budget prévisionnel pour approbation. Pour les compétitions sur invitation ou les conférences, ce budget est soumis à votre conseil communautaire ; pour les qualifications provinciales, il est soumis au développeur des sports et des compétitions.

L’hôte de la compétition, en collaboration avec son conseil communautaire, recevra et déposera tous les frais d’inscription et les dons associés à la compétition. L’hôte de la compétition sera également responsable du paiement de toutes les dépenses liées à la compétition.

Directives budgétaires ;

Revenus :

• Frais d’inscription :  Les frais d’inscription sont destinés à couvrir les coûts et non à permettre une collecte de fonds.
  • 25 $ par athlète (frais maximum)
  • Frais de golf : 40 $ par athlète

• Comité de collecte de fonds pour obtenir des dons en espèces et en nature

Dépenses :

• Demandez la redevance à but non lucratif pour toutes les locations d’installations ou demandez un don en nature pour les frais d’installation
• Obtenir un équipement de compétition auprès d’un club de sport générique local à un coût minime ou nul
• Demander une réduction des droits d’inscription des officiels sportifs
• Si vous fournissez de l’eau, des jus, des fruits et/ou des collations, contactez les épiceries locales pour recevoir des dons en nature
• Les participants du nord de l’Ontario peuvent avoir besoin d’un hébergement pour la nuit. Obtenez un tarif réduit pour tous les participants en réservant des blocs de chambres
• Déjeuners : Il est recommandé que tous les participants apportent leur propre déjeuner à la compétition, à moins que le budget de la compétition ne permette d’offrir des déjeuners sans connaître de déficit.  Veuillez vous assurer que des aliments nutritifs sont fournis et qu’il y a une quantité suffisante de nourriture pour chaque participant
• Si la compétition se déroule dans une installation où la nourriture extérieure n’est pas autorisée, l’hôte de la compétition devra fournir le déjeuner à tous les athlètes et entraîneurs.  Les entraîneurs doivent être facturés pour le déjeuner. Les entraîneurs doivent demander le remboursement de leur déjeuner à leur conseil communautaire

L’OSO n’approuvera pas les budgets si un déficit est prévu et si des éléments non essentiels sont inclus. Les éléments non essentiels comprennent :

• les médailles et trophées sous forme de rubans peuvent être obtenus gratuitement auprès de l’OSO
• la reconnaissance des bénévoles, car l’OSO fournira gratuitement des certificats d’appréciation des bénévoles
• les repas, à l’exception du Nord de l’Ontario et des directives ci-dessus concernant les repas

Opportunités de subventions de l’OSO

Olympiques spéciaux Ontario offre des subventions pour compenser les déficits des collectivités qui organisent des compétitions. Les dates limites pour les subventions sont le 15 novembre, le 15 avril et le 15 juin de chaque année. Les formulaires de demande de subvention en ligne sont disponibles sur le site Web de l’OSO.

Veuillez noter que les subventions de compétition seront prises en considération lorsque les compétitions prévoient un déficit. Les subventions de compétition peuvent être accordées aux communautés qui ont accès à des fonds limités. Les fonds seront transférés électroniquement sur le compte du conseil communautaire, le cas échéant.

Parrainage et dons en nature

Les comités d’accueil des compétitions sont vivement encouragés à rechercher des sponsors et des dons en nature pour la compétition. Les dons de toutes sortes peuvent améliorer l’expérience de la compétition pour l’athlète et apporter un soulagement financier à la communauté. Tous les dons doivent être reconnus sur place, lors de la compétition, par des affiches, des annonces verbales, etc.  Les communautés devraient également reconnaître les sponsors sur les sites web locaux, les banquets, etc.

Les reçus pour les dons financiers seront envoyés par l’OSO par le biais de la procédure normale de dépôt des dons.

Voir l’annexe A pour un exemple de budget

ÉTAPE 5 – Détermination des invités

Déterminez qui vous souhaitez inviter à votre compétition et quelles épreuves vous organiserez. Votre commissaire de conférence ou votre commissaire provincial pourra vous fournir les coordonnées des clubs que vous souhaitez inviter. Essayez d’envoyer l’invitation le plus tôt possible, une fois que vos installations ont été réservées et confirmées.

Pour les qualifications provinciales, l’information sur l’inscription doit être distribuée au moins 6 à 8 semaines avant la compétition.
Travaillez avec votre développeur de district pour vous assurer que tous les athlètes admissibles de la conférence ont été informés et invités à la compétition.

Voir l’annexe D pour les modèles d’invitation

ÉTAPE 6 – Réservez vos officiels et votre personnel médical

Réserver des officiels et du personnel médical certifiés pour vos compétitions est une étape importante pour organiser une compétition réussie. Il faut s’y prendre bien avant la compétition pour s’assurer de leur disponibilité. Si vous avez des difficultés à trouver des officiels vous-même, veuillez contacter le responsable de votre conférence sportive qui pourra vous aider.

Voir l’annexe F pour les informations officielles spécifiques au sport

ÉTAPE 7 – Passez en revue la liste de contrôle pré-compétition

L’organisation d’une compétition réussie repose sur de nombreux facteurs et étapes. Il faut garder à l’esprit que chaque compétition est différente et que, selon le sport, il y aura différents éléments mobiles. Ce qui suit est un guide de base pour démarrer votre événement.

Veuillez utiliser cette liste de contrôle pour vous assurer que vous disposez de tous les éléments nécessaires pour aller de l’avant.

ÉTAPE 8 – Établissez la liste de contrôle du jour de la compétition

Cette liste de contrôle vous aidera à préparer les articles dont vous aurez besoin le jour de la compétition.

ÉTAPE 9 – Récapitulation après la compétition

Après votre événement, vous devrez soumettre un budget final à votre conseil communautaire ou au développeur du sport et de la compétition (pour les QP).

Si les rubans et les résultats n’étaient pas prêts à être distribués avant le départ des équipes, vous devrez les envoyer par courrier aux entraîneurs de chaque club participant.

Tous les résultats doivent être envoyés au développeur du sport et de la compétition dans les deux semaines suivant la compétition. Si la compétition est un QP, les documents suivants devront être envoyés au développeur du sport et de la compétition :

• Feuille d’émargement pour les entraîneurs
  
• Feuilles d’émargement pour toutes les équipes
  
• Listes (rosters) signés
  
• Calendrier des tournois
  
• Notes de l’arbitre en chef
  
• Copie des résultats finaux, y compris les tours de division
  
• Évaluations des divisions par le comité des divisions et les entraîneurs
  
• Notes de dettes de chronométrage et de disqualification