Étapes de l’organisation d’une compétition

Étapes de l’organisation d’une compétition

Fixer une date
  • Choisissez une date, une heure et un lieu pour la compétition
  • Communiquer les informations avec votre développeur de district et lors de l’appel des entraîneurs de pré-saison spécifique au sport
  • Inscrivez l’événement au calendrier des événements de l’OSO
Réserver une installation Assurez-vous que l’établissement dispose des éléments suivants (si l’un d’entre eux manque, indiquez-le sur le dossier d’inscription) :

  • Sûr
  • Répond aux exigences techniques du sport
  • Accessible aux fauteuils roulants
  • Zone des spectateurs
  • Zone de réchauffement/refroidissement
  • Zone des officiels du sport
  • Personnel de l’installation sur place pendant la compétition*

*Il est important de le savoir pour votre propre planification
Certificat d’assurance Remplissez le formulaire de demande d’assurance de l’OSO pour que la preuve d’assurance vous soit envoyée par courrier électronique. De nombreux établissements exigent une preuve d’assurance avant de vous autoriser à utiliser leurs installations.
Recruter un comité d’organisation *Voir « Structure d’un comité d’organisation » dans cette ressource
Préparer un budget *Voir « Exemple de budget »
Collecte de fonds Il existe de nombreuses façons de collecter des fonds pour une compétition :

  • Rechercher un parrainage
  • Cadeau en nature pour les fournitures, les collations/rafraîchissements, etc
  • Lors de la réservation d’installations ou d’équipements, demandez le tarif « sans but lucratif »
  • Lorsque les responsables de la réservation demandent si quelqu’un serait prêt à faire du bénévolat
Préparer l’invitation à la compétition Le prospectus de la compétition doit comprendre les éléments suivants :

  • Date, heure et lieu (inclure l’adresse complète et/ou une carte)
  • Frais d’inscription et frais de retard éventuels
  • Date limite d’inscription
  • Personne de contact
  • Calendrier des événements (si connu)
  • Format de la compétition
  • Les règles sportives qui seront en vigueur pendant la compétition (tout changement de règles approuvé par l’OSO pour être utilisé pendant la compétition)
  • Brève description de la manière dont la division sera effectuée
Préparer le formulaire d’inscription Le formulaire d’inscription doit comprendre :

  • Sports individuels : Formulaire d’inscription à l’événement (ou copie électronique de la coquille GMS, le cas échéant)

    -Le nom de l’athlète, son numéro d’inscription, son âge, son sexe et les épreuves auxquelles il s’inscrit

    -Il faut également prévoir un espace pour les noms des entraîneurs et les numéros d’enregistrement

  • Sports d’équipe : Liste des équipes

    -Nom de l’athlète, numéro d’enregistrement

    -Espace pour les noms d’entraîneurs

    -Niveau de capacité de l’équipe (tel que perçu par l’entraîneur)
Recruter des bénévoles Assurez-vous d’avoir suffisamment de bénévoles pour organiser la compétition. Les bénévoles sont souvent recrutés dans les endroits suivants :

  • Lycée ou collège local dans les programmes applicables
  • Votre pool local de bénévoles de l’OSO
  • Les entreprises locales qui proposent des programmes de bénévolat
  • Appel général aux bénévoles dans votre communauté
Réserver les officiels Des officiels certifiés sont requis à toutes les compétitions de la conférence et aux qualifications provinciales. Ils sont recommandés pour toutes les compétitions. Lorsqu’ils officient lors d’un événement de l’OSO, tous les officiels doivent :

  • Respecter le code de conduite des officiels des OSN/OSP
  • Respecter le code de conduite des bénévoles et des entraîneurs de l’OSO.
Recruter du personnel médical Disposer d’un personnel médical sur le(s) site(s) le jour de l’événement (infirmière, ambulance Saint-Jean, etc.).
Commander de la nourriture Prévoyez un déjeuner ou des collations nutritives (si elles sont proposées)

  • Les déjeuners ne seraient pas couverts par l’OSO en raison d’un budget déficitaire
  • Des déjeuners peuvent être proposés aux participants moyennant une participation financière

S’assurer qu’il y a de l’eau pour les participants et les bénévoles

  • De nombreuses installations et municipalités disposent de stations de remplissage d’eau. Demandez aux participants et aux bénévoles d’apporter une bouteille d’eau et de la remplir au besoin.
Équipement Se procurer l’équipement approprié pour la compétition
Préparer un plan d’action d’urgence (PAE) Chaque compétition doit avoir un PAE en place en cas d’urgence.

  • Personne responsable (formation en matière de blessures ou de premiers secours)
  • Appelant (doit être pré-assigné pour appeler les services d’urgence)
  • Personne de contrôle (chargée du contrôle de la foule)
Préparer le dossier des entraîneurs A fournir le jour de la compétition au bureau d’inscription. A inclure :

  • Horaire du jour
  • Liste des inscriptions à l’événement (le cas échéant)
  • Informations importantes sur la journée
Recevoir les inscriptions Soyez prêt à recevoir les inscriptions des clubs participants, ainsi que les frais d’inscription (à soumettre au conseil communautaire pour le dépôt)
Commander des prix Commandez des rubans auprès de l’OSO. Envoyez un e-mail à supplies@specialolympicsontario.ca en indiquant :

  • Combien et quel type de rubans il vous faut ?
  • Quand vous en avez besoin (veuillez prévoir un minimum de 2 semaines)
  • L’adresse à laquelle ils doivent être expédiés
Logistique Préparez toutes les affaires/provisions qui seront nécessaires :

  • Préparer les paquets pour les chronométreurs, les marqueurs, etc.
  • Stylos, crayons, papier, encre…
  • Établir l’ordre du jour de la compétition, de la réunion des entraîneurs et de l’orientation des bénévoles
Résultats de la compétition Préparer les résultats pour les entraîneurs et envoyer une copie au développeur du sport et de la compétition de l’OSO.
Évaluation Vous devez travailler avec votre comité pour évaluer la compétition, ce qui s’est bien passé, ce que vous pouvez changer pour la prochaine fois, etc. Soumettez cette évaluation au développeur du sport et de la compétition de l’OSO afin que les connaissances puissent être partagées avec d’autres bénévoles.

Les clubs participants doivent également avoir la possibilité de soumettre une évaluation de l’événement.