Secrétaire communautaire – Description du poste
Objectif
Enregistrer et documenter les communications écrites relatives aux activités du Conseil communautaire.
Qualifications
- Bonnes compétences en matière de communication écrite
- Possibilité d’enregistrer les procès-verbaux des réunions
- Compétences informatiques
- Autodiscipline et bon sens de l’organisation
- L’accès à un ordinateur et à Internet est obligatoire
Fonctions et responsabilités
- Enregistrer et transcrire tous les procès-verbaux des réunions du conseil communautaire et de l’exécutif
- Distribuer les procès-verbaux et autres informations pertinentes, selon les besoins, aux bénévoles de la communauté avant chaque réunion
- Tenir des dossiers de procès-verbaux, de correspondance, etc., au nom de la communauté dans le Google Drive spécifique à la communauté OSO
- Réserver les salles de réunion et prévoir des rafraîchissements si nécessaire
- Correspondre avec les volontaires de la communauté, le bureau provincial et d’autres au nom de la communauté
- En cas de départ du poste, tous les dossiers, etc., doivent être transmis au nouveau secrétaire
- Examiner et se familiariser avec les sections Communautés & Clubs et Gestion des risques de la bibliothèque de ressources
- Conservez l’adresse électronique d’Olympiques spéciaux qui vous est fournie
Exigence de temps
Deux heures par semaine constituent l’engagement de temps estimé.
Durée de l’emploi
Mandat de deux ans ou selon les règlements communautaires.
Responsabilité
Travailler en coopération avec le Conseil communautaire et avec les membres. Veiller à ce que le représentant du personnel provincial soit informé du procès-verbal de chaque réunion du Conseil.
Orientation et formation
L’orientation et la formation sont disponibles auprès du secrétaire sortant et/ou du représentant du personnel provincial.
Aperçu de l’année du secrétariat général de la Communauté
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Janvier La saison des sports d’hiver commence Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Février Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Mars Inscription des athlètes d’été Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Avril Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins Semaine du bénévolat / Dons des bénévoles de l’OSO |
Mai Début de la saison sportive d’été/ Fin de la saison sportive de printemps Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Juin Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
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Juillet Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins
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Août Fin de la saison des sports d’été Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Septembre Inscription des athlètes d’hiver/printemps Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Octobre Début de la saison sportive de printemps Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Novembre Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
Decembre Envoyez un rappel concernant la prochaine réunion ainsi que le compte-rendu de la réunion du mois précédent Assister à la réunion et rédiger le procès-verbal de la réunion Travailler sur des projets/ comités spéciaux selon les besoins |
*Remarque : un aperçu de l’année a été créé à titre d’orientation, des ajouts ou des modifications aux responsabilités du poste peuvent être apportés en fonction des besoins de la communauté