Manuel du responsable d’équipe de district

Manuel du responsable d’équipe de district

Table des matières

  1. Listes d’équipes/Informations de contact
  2. Réunions de l’équipe de district
    1. À propos de cette section
    2. Liste de contrôle de la réunion d’équipe n°1
    3. Liste de contrôle de la réunion d’équipe n°2
    4. Exemple d’invitation
    5. Lettre de suivi pour les non-participants
  3. Inscription
    1. À propos de cette section
    2. Liste de contrôle pour l’inscription
    3. Exemple de liste de contrôle pour les chaperons
    4. Liste de contrôle du kit du coach
  4. Uniformes
    1. À propos de cette section
    2. Uniformes par sport
  5. Voyage
  6. Financier
    1. À propos de cette section
    2. Exemple de facture d’honoraires
  7. Aux Jeux
  8. Conférences téléphoniques

1.0 LISTES D’ÉQUIPES/ INFORMATIONS DE CONTACT

Les responsables d’équipe de district devront rester en contact avec les athlètes, les bénévoles et les membres du personnel d’Olympiques spéciaux Ontario pour diverses raisons. Il est essentiel de tenir à jour les listes des diverses personnes concernées. Ces listes comprennent :

  • Équipe administrative du district
  • Coordinateurs communautaires dans tout le district
  • Membres du personnel de l’OSO
  • Comité d’organisation des Jeux
  • Athlètes de l’équipe du district
  • Entraîneurs de l’équipe du district
  • Entraîneurs principaux de club

2.0 RÉUNIONS DE L’ÉQUIPE DE DISTRICT

À PROPOS DE CETTE SECTION

La tenue de deux réunions d’équipe de district au cours de votre mandat de responsable d’équipe de district vous permettra de vous assurer que vous avez recueilli toutes les informations dont vous avez besoin en temps voulu et que tous les membres de l’équipe de district ont la possibilité de se rencontrer et de poser toutes les questions qu’ils souhaitent.

Il est suggéré de tenir la première réunion 7 à 8 mois avant les matchs. Lors de cette réunion, vous devez demander à tous les membres de l’équipe de remplir leur formulaire d’inscription et de prendre leurs mesures pour leurs uniformes. Vous pouvez également demander aux entraîneurs de répartir les athlètes et de leur fournir les coordonnées de chacun afin qu’ils puissent rester en contact jusqu’aux Jeux.

La deuxième réunion doit avoir lieu 1 à 2 mois avant les Jeux. C’est là que vous distribuez les uniformes de l’équipe, l’itinéraire de voyage, les trousses d’information et les trousses à emporter. C’est une autre occasion pour tous de se rencontrer et de poser des questions.

2.1 LISTE DE CONTRÔLE DE LA PREMIÈRE RÉUNION D’ÉQUIPE

Avant la réunion

  • Réserver un lieu de réunion central
  • Envoyez des invitations aux membres de l’équipe au moins 3 semaines avant la réunion.
  • Obtenez un échantillon de l’uniforme et des informations sur les tailles (voir la section sur les uniformes pour plus d’informations).
  • Photocopier suffisamment de copies de tous les formulaires d’inscription pour tous les membres de l’équipe
  • Photocopie des fiches de contact des athlètes et des sports pour chaque entraîneur

Apportez à la réunion

  • Stylos et crayons
  • Rubans à mesurer pour prendre les mesures de l’uniforme de l’équipe
  • Appareil photo numérique pour prendre des photos individuelles pour les badges d’identification des jeux
  • Photocopies des formulaires d’inscription
  • Photocopies des fiches de contact des athlètes pour les entraîneurs
  • Echantillon d’uniforme et informations sur les tailles
  • Toute information que vous avez sur les Jeux qui peut être distribuée en ce moment

A faire à la réunion

  • Accueillez tout le monde et faites-leur savoir quels sont les résultats de la réunion : formulaires d’inscription remplis, mesures prises et supervision entraîneur-athlète déterminée.
  • Prendre les présences
  • Distribuer les formulaires et aider ceux qui ont besoin d’aide pour les remplir
  • Demandez aux parents/tuteurs de chaque athlète de prendre les mesures de l’uniforme de l’équipe et désignez un volontaire pour enregistrer toutes les mesures.
  • S’assurer que tous les formulaires sont renvoyés et qu’ils sont correctement remplis.
  • S’assurer que chaque membre de l’équipe a été mesuré pour son uniforme
  • Indiquez les athlètes dont chaque entraîneur est responsable
  • Distribuez les informations pour la deuxième réunion
  • Collecter les droits d’inscription auprès de chaque communauté
  • Remerciements à tous les participants à la réunion !

2.2 LISTE DE CONTRÔLE DE LA 2 DE RÉUNION DE L’ÉQUIPE

Avant la réunion

  • Réserver un lieu de réunion central
  • Envoyez des invitations aux membres de l’équipe au moins trois semaines avant la réunion.
  • Envoyez des rappels aux membres de l’équipe au moins 3 semaines avant la réunion.
  • Organiser l’itinéraire de voyage (voir la section Voyage pour plus d’informations)
  • Trier les uniformes des équipes en vue de leur distribution (voir la section sur les uniformes pour plus d’informations).
  • Photocopier les profils des athlètes et les listes de médicaments pour leurs entraîneurs.
  • Photocopie des dossiers d’information sur la famille
  • Photocopie des paquets à emporter pour les athlètes

Apportez à la réunion

  • Tous les uniformes à distribuer
  • Copies de l’itinéraire de voyage
  • Informations et paquets à emporter
  • Profil de l’athlète/liste de médicaments pour chaque entraîneur
  • Appareil photo numérique pour prendre des photos individuelles pour les badges d’identification des Jeux (ceux qui ont été oubliés lors de la dernière réunion).
  • Copie de la liste de colocation
  • Toute information que vous avez sur les Jeux qui peut être distribuée en ce moment

A faire à la réunion

  • Souhaiter la bienvenue à tous et leur faire part des résultats de la réunion : Remise de l’itinéraire de voyage, remise du paiement des uniformes, remise des uniformes et remise des dossiers d’information.
  • Prendre les présences
  • Collecter le paiement des uniformes avant de les distribuer
  • Passez en revue l’itinéraire de voyage avec le groupe
  • Distribuer tous les dossiers d’information
  • Distribuer les profils des athlètes et les listes de médicaments aux entraîneurs.
  • Remerciements à tous les participants à la réunion !


2.3 EXEMPLE D’INVITATION

(Date)

Cher(e) _______________________,

Comme vous le savez, nous demandons à tous les membres des équipes de district d’assister à deux réunions d’équipe avant le (nom des Jeux).

Vous trouverez ci-dessous les informations relatives à la première réunion :

(Date)

(Heure)

(Lieu)

(Addresse)

Lors de cette réunion, nous remplirons les formulaires d’inscription aux Jeux, prendrons vos mesures pour l’uniforme de votre équipe et déterminerons quels entraîneurs seront responsables de quels athlètes.

N’oubliez pas d’apporter votre carte de santé et une liste de vos médicaments, ainsi qu’une personne qui pourra vous aider à remplir le formulaire d’inscription et à prendre vos mesures.

De plus, nous prendrons la photo de tout le monde à la réunion pour les badges d’identification des Jeux !

Si vous avez des questions ou si vous ne pouvez pas assister à la réunion, veuillez me contacter.

Je suis impatient de représenter le district_______________ avec vous tous lors des Jeux.

Cordialement,

(Nom)

Responsable d’équipe de district, District ____________

(Numéro de téléphone)

(Adresse de courriel)


2.4 MODÈLE DE LETTRE DE SUIVI POUR LES NON-PARTICIPANTS

(Date)

Cher(e) _______________________,

Nous avons manqué de vous rencontrer le (date de la réunion), lors de la réunion de l’équipe de district !

Lors de la réunion, nous avons rempli les formulaires d’inscription aux Jeux, pris les mesures de tous les membres de l’équipe pour l’uniforme de l’équipe, déterminé quels entraîneurs sont responsables de quels athlètes et pris les photos de tous les membres de l’équipe pour leur badge d’identification aux Jeux.

Si vous êtes toujours intéressé(e) pour faire partie de l’équipe du district ______________ aux (nom des Jeux), nous devons remplir toutes ces conditions avec vous dès que possible.

Veuillez me contacter avant le (date limite) si vous participez toujours aux (nom des Jeux) en tant que membre de notre équipe.

Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez me contacter.

Cordialement,

(Nom)

Responsable d’équipe de district, District ____________

(Numéro de téléphone)

(Adresse de courriel)

3.0  INSCRIPTION

À PROPOS DE CETTE SECTION

S’assurer que l’OSO dispose d’informations d’enregistrement exactes sur tous les membres de l’équipe est l’une des tâches les plus importantes du responsable d’équipe de district.

Les athlètes et les non-athlètes (entraîneurs, RED, etc.) doivent remplir un questionnaire d’inscription en ligne. En tant que RED, vous encouragerez les membres à travailler ensemble pour les remplir. Pour les membres qui n’ont pas accès à un ordinateur, ils peuvent se réunir en groupe avec un entraîneur ou un membre du conseil communautaire dans une bibliothèque, ou travailler par téléphone avec un bénévole qui les aidera à saisir les informations. Il est important de transmettre ces informations lors de la première réunion de l’équipe.

Une fois que l’OSO aura reçu les informations d’inscription complétées, ces informations vous seront communiquées et seront comparées aux données d’inscription existantes. Des photos de chaque membre de l’équipe sont requises. Pour les membres de l’équipe qui n’ont pas de photo dans le dossier de l’OSO, vous serez chargé de faire le suivi pour vous assurer qu’elles ont été reçues.

3.1 LISTE DE CONTRÔLE

  • Organiser une réunion d’équipe de district pour s’assurer que la procédure d’inscription est comprise et que les questions des athlètes, des parents et des entraîneurs trouvent une réponse.
  • Vérifier les formulaires d’inscription, les formulaires de profil d’athlète et les calendriers de médication pour s’assurer qu’ils sont complets.
  • Prendre des photos numériques de tous les membres de l’équipe et les transmettre à l’OSO avant la date limite.
  • Remplissez la liste de colocation et photocopiez-la
  • Transmettre la liste des chambres au COG avant la date limite
  • Des kits complets pour les entraîneurs, comprenant le profil et le calendrier de médication de tous les athlètes dont ils sont responsables aux Jeux
  • Remettre les dossiers des entraîneurs lors de la deuxième réunion de l’équipe

3.2 EXEMPLE DE LISTE DE CHAPERONS

SPORT : _________________________________________________

ENTRAÎNEUR-CHEF : ___________________________________________

ENTRAÎNEUR : ___________________________

ATHLÈTES:     1 : ______________________

        2 : ______________________

        3 : ______________________

        4 : ______________________

        5 : ______________________

ENTRAÎNEUR : ___________________________

ATHLÈTES:     1 : ______________________

        2 : ______________________

        3 : ______________________

        4 : ______________________

        5 : ______________________

ENTRAÎNEUR : ___________________________

ATHLÈTES :     1 : ______________________

        2 : ______________________

        3 : ______________________

        4 : ______________________

        5 : ______________________

3.3 LISTE DE CONTRÔLE POUR L’ENSEMBLE DES COACHS

  • Photocopie du formulaire de profil de chaque athlète et du calendrier des médicaments.
  • Compiler les formulaires pour tous les athlètes dont chaque entraîneur est responsable
  • Imprimez tous les formulaires relatifs au sport de l’entraîneur et joignez-les au dossier
  • Faites des copies de la liste de colocation
  • Faites des copies de l’itinéraire de voyage
  • Incluez toute information pertinente dont vous disposez au sujet des Jeux

4.0  UNIFORMES

À PROPOS DE CETTE SECTION

Les uniformes sont d’excellents souvenirs des Jeux pour tous les membres de l’équipe et si vous demandez aux athlètes quel est le travail le plus important du RED, ce serait probablement de choisir leurs uniformes pour eux !

Lorsque vous recherchez des uniformes, n’oubliez pas d’obtenir au moins trois devis, afin que nous puissions nous assurer que les coûts pour les membres de l’équipe de district restent bas. Si vous ne connaissez pas trois fournisseurs à qui demander des devis, n’hésitez pas à demander aux coordinateurs communautaires qui ils utilisent. Les RED précédents constituent une autre bonne source d’information.

4.1 UNIFORMES PAR SPORT

UNIFORME D’ÉQUIPE

  • Veste et pantalon
  • Chemise
  • Chapeau

UNIFORME DE COMPÉTITION

Sports de printemps :

Natation

  • Maillot de pain
  • Lunettes de protection/casquette (facultatif)

Bowling

  • Chemise de golf
  • Pantalon noir
  • Chaussures de bowling (semelles en cuir, talon en caoutchouc) (responsabilité de l’athlète)

Basketball

  • Uniforme de l’équipe communautaire (chemise/shorts)

Dynamophilie

  • Chemise
  • Costume de corps

Boccia

  • Chemise de golf

Sports d’été :

Golf

  • Chemise de golf

Gymnastique rythmique

  • Justaucorps ou unitard

Soccer

  • Uniforme de l’équipe communautaire (maillot et short)
  • Chaussettes de soccer, crampons de soccer, protège-tibias (responsabilité de l’athlète)

Balle-molle

  • Uniforme de l’équipe communautaire
  • Casques pour le lanceur et les coureurs (responsabilité de l’équipe)
  • Receveur : casque, masque facial et protège-gorge (responsabilité de l’équipe)

Athlétisme

  • Singlet
  • Short

Sports d’hiver :

Ski alpin

  • Pantalon de ski/veste
  • Gants
  • Casques de ski, lunettes de protection (responsabilité de l’athlète)
  • Skis, chaussures de ski, bâtons (responsabilité de l’athlète)

Curling

  • Vêtements assortis sur la glace (pantalon et chemise ; souvent l’uniforme de l’équipe communautaire)
  • Casque, chaussures de curling ou sliders (responsabilité de l’athlète)

Patinage artistique

  • Femmes : robe de patinage artistique ajustée, jupe ou pull et collants ou bas.
  • Hommes : pantalon ou combinaison ajustée, pull ou col roulé à manches longues.

Hockey intérieur

  • Uniforme de l’équipe communautaire (maillot et pantalon)
  • Casque homologué CSA avec mentonnière, protège-tibias, coudières, gants (responsabilité de l’athlète ou de l’équipe).

Ski nordique

  • Vêtements chauds
  • Skis, chaussures, bâtons, sac à skis

Raquette

  • Vêtements chauds
  • Raquettes à neige

Patinage de vitesse

  • Patins
  • Casque à coque dure, protège-cou
  • Genouillères et coudières, gants en cuir, protège-tibias

4.2 COULEURS DU DISTRICT

Sud-ouest de l’Ontario : Bleu marine

Centre-sud de l’Ontario : Orange

Centre de l’Ontario : Bleu royal

Région du Grand Toronto : Gris

Est de l’Ontario : Noir

Nord-Est de l’Ontario : Blanc

Nord-Ouest de l’Ontario : Vert

Toutes les pièces d’uniforme doivent être de la couleur primaire du district.  Les autres couleurs du district ne peuvent pas être utilisées pour les pièces d’uniforme supplémentaires.  Par exemple, l’équipe du Sud-Ouest ne peut pas avoir de t-shirts blancs dans son uniforme, car c’est la couleur principale de l’équipe du Nord-Est.

5.0 VOYAGE

En tant que responsable d’équipe de district, il vous incombe d’organiser le transport de votre équipe de district aux Jeux. Tous les membres doivent se rendre aux Jeux avec l’équipe. Il peut arriver que l’athlète soit confié aux soins de sa famille après les Jeux et qu’il ne revienne pas avec l’équipe. Il existe un processus pour demander et documenter cette situation. Veuillez confirmer avec le développeur de compétition de l’OSO.

Vous devrez obtenir trois devis pour le voyage en bus. Les éléments à garder à l’esprit lors de la réservation du bus sont les suivants :

  • Taille de l’équipe
  • Quantité d’équipement à transporter et si la cargaison se trouve sous le bus (autocar) ou dans le bus (autobus scolaire)
  • Plusieurs points d’embarquement et de débarquement

Vérifiez auprès de vos communautés où se trouvent les points de ramassage et de dépôt traditionnels.

6.0  FINANCES

À PROPOS DE CETTE SECTION

L’une de vos tâches en tant que chef d’équipe de district est de travailler avec le responsable financier du district et le responsable des services de compétition pour vous assurer que tous les paiements relatifs à la participation de votre équipe de district aux Jeux ont été collectés et que les factures ont été payées.

Ces paiements comprennent les frais d’inscription aux jeux de 50 $ à payer pour tous les athlètes participant aux jeux et les frais d’uniforme qui sont déterminés en fonction du coût de votre devis d’uniforme.

Chaque communauté a une politique différente quant à la prise en charge ou non de ces coûts pour les athlètes ou les entraîneurs de leur communauté. Certaines communautés ont des politiques qui stipulent que les athlètes doivent payer un certain pourcentage ou un montant fixe pour ces dépenses.

Ce n’est pas à vous de savoir quelle communauté couvre quoi. Il vous suffit d’envoyer à chaque communauté une facture pour le montant dû par ses administrés. Des copies de la facture doivent être envoyées à tous les trésoriers et coordinateurs communautaires et au responsable financier du district.

Tous les paiements d’inscription doivent être reçus avant qu’un athlète puisse concourir aux Jeux et tous les paiements d’uniformes doivent être reçus avant que les uniformes puissent être distribués.

6.1 EXEMPLE DE FACTURE D’HONORAIRES

FACTURE POUR LES JEUX PROVINCIAUX (saison) (année)

(Date)

Facture à : OSO – (Nom de la communauté)

ÉCHÉANCE DU PAIEMENT : (date)

Veuillez envoyer votre chèque à l’adresse suivante

Trésorier communautaire

Adresse postale

(Nom des jeux) Frais d’inscription

Athlètes

Nom                Communauté        Sport            Reg’n    Uniforme

_________________    ___________    _______________    50$    95$

_________________    ___________    _______________    50$    95$

_________________    ___________    _______________    50$    95$

Entraîneurs

Nom                Communauté        Sport            Reg’n    Uniforme

_________________    ___________    _______________    n/a    95$

_________________    ___________    _______________    n/a    95$

Totaux :                                        150$    475$

Montant dû : 625$

Veuillez libeller les chèques à l’ordre de Olympiques spéciaux Ontario (district X)

Sur la ligne mémo :  (Nom de la communauté) (Nom des jeux)

7.0 LORS DES JEUX

Êtes-vous prêt à vous amuser ?

Maintenant que vous avez survécu à tout le travail de préparation des Jeux, il est temps que le vrai plaisir commence.

Cette section vous donnera un aperçu de ce à quoi vous devez vous attendre pendant les Jeux ainsi que des conseils utiles. N’hésitez pas à répondre au développeur de la compétition de l’OSO avec des conseils à transmettre au prochain groupe de RED.

Responsabilités professionnelles pendant les Jeux

Pendant les jeux, votre travail consiste à :

  • Enregistrez-vous au bureau d’inscription des Jeux
  • Distribuer les clés des chambres (régler les problèmes de colocation)
  • Distribuer les paquets des entraîneurs
  • Distribuer 50 $ de frais de protestation en espèces à chaque entraîneur principal (arrangé avec le responsable financier du district avant le départ et rendu après les Jeux).
  • Couvrir les athlètes des entraîneurs principaux lorsqu’ils participent à des réunions d’entraîneurs.
  • Veiller à ce que la région soit à l’heure aux événements, par exemple aux cérémonies d’ouverture, aux sites de compétition…
  • Travailler avec les entraîneurs pour résoudre tout problème qui se présente
  • Discuter et approuver, le cas échéant, les protestations
  • Être de garde 24 heures sur 24 pendant les jeux
  • Assistez aux réunions RED et partagez les informations pertinentes avec vos entraîneurs
  • Visiter les sites de compétition et s’assurer qu’il n’y a pas de problèmes pour votre équipe de district
  • Effectuer les déplacements nécessaires à l’hôpital avec les personnes blessées ou malades de votre équipe de district
  • S’OCCUPER DE TOUT CE QUI A TRAIT À VOTRE ÉQUIPE !

Vous ne devriez pas avoir à le faire :

  • Laver les uniformes des équipes
  • Prenez des collations pour votre équipe
  • Faire des courses personnelles pour les membres de l’équipe
  • Nettoyer après les membres de votre équipe

8.0 CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Une partie de votre travail en tant que chef d’équipe de district consiste à participer à des conférences téléphoniques mensuelles avec le directeur des services de la concurrence.

L’horaire de la conférence téléphonique sera fixé bien à l’avance. Veuillez informer à l’avance le responsable des services de compétition si vous ne pouvez pas participer à la conférence téléphonique, et lui soumettre toute question que vous avez ou une mise à jour de vos progrès. Un remplaçant, tel qu’un entraîneur principal présent ou le responsable administratif du district, peut être désigné pour assister à votre place.