LIGNES DIRECTRICES EN MATIÈRE DE DOCUMENTATION

LIGNES DIRECTRICES EN MATIÈRE DE DOCUMENTATION

  1. Enregistrez ou documentez un incident/événement dès que possible. La documentation rétroactive peut être problématique et n’est pas recommandée.
  2. Si vous documentez à une date ultérieure, indiquez cette date comme point de référence.
  3. Enregistrez toutes les communications verbales connexes aussi fidèlement que possible.
  4. Enregistrement séquentiel.
  5. Les notes sous forme de points sont tout à fait acceptables.
  6. N’utilisez pas de langue/mots que vous ne connaissez pas. Les mots et la langue utilisés hors contexte peuvent être source de confusion et réduire la validité de vos enregistrements.
  7. S’il s’agit d’un document manuscrit, assurez-vous qu’il est lisible.
  8. S’il s’agit d’un document écrit à la main ou d’un document générique, numérotez vos pages de manière séquentielle. C’est-à-dire : ½ – 2/2.
  9. Assurez-vous que vos enregistrements comprennent l’heure et la date, le lieu de l’incident/de l’événement.
  10. Si l’incident ou l’événement a été constaté, observé ou entendu par d’autres personnes, veuillez indiquer leur prénom complet et leurs coordonnées.
  11. N’injectez pas votre opinion ou votre éditorialisation, laissez les faits parler d’eux-mêmes.
  12. Soyez sensible à la vie privée des autres, vos documents ne doivent être communiqués qu’aux personnes nécessaires.
  13. Si vous n’êtes pas sûr de savoir qui doit recevoir une copie de votre documentation, contactez votre responsable de district.

Exemples pratiques

  • Le 3 avril 2010 à 19h15 au terrain MacDonald, j’ai entendu Michel Jones dire à Jacques Dupont qu’il allait le battre après l’entraînement de balle-molle.
  • Lors d’un entraînement de natation le 6 avril 2010, Marie LaChance m’a confié qu’elle « a peur de l’entraîneur de bowling Sandy Chateux ».
  • Le 15 mai 2010, j’ai appelé l’entraîneur-chef Philippe Johnson et lui ai demandé quand je pourrais récupérer l’équipement de hockey intérieur ? Philippe a répondu par des injures et a raccroché le téléphone.
  • Après l’entraînement de football le 6 août 2010 à 21h30 sur le parking adjacent au « Flanders Field », j’ai observé des bénévoles et des athlètes en train de boire de la bière.

Exemples problématiques

  • Ce que Sara voulait vraiment dire, c’est que ……………………..
  • Je pense que Pierre est odieux.
  • Ce doit être Michel qui a volé l’argent.
  • Anne est difficile par nature.
  • Je pense qu’elle a dit …………