7000-104 Conflit d’intérêts – Volontaires

Objectif : Tous les bénévoles doivent en tout temps s’assurer qu’ils agissent dans le meilleur intérêt de l’organisme de bienfaisance constitué en société et de notre mission, à savoir que l’Olympiques spéciaux Ontario s’efforce d’offrir des possibilités de sport et de compétition aux personnes souffrant d’une déficience intellectuelle.

POLITIQUE:

Les bénévoles des Olympiques spéciaux de l’Ontario déclareront un conflit d’intérêts réel ou apparent avant de discuter ou de prendre des décisions sur toute question dont eux-mêmes ou toute personne avec laquelle ils ont une relation personnelle étroite pourraient directement ou indirectement tirer profit ou pour laquelle un tel avantage pourrait être perçu.

Les lignes directrices suivantes décrivent et clarifient les attentes à l’égard des bénévoles des Olympiques spéciaux de l’Ontario. Un bénévole des Olympiques spéciaux Ontario (OSO) est un membre bénévole enregistré qui s’est vu confier un rôle clé au sein du programme sportif local, du conseil communautaire, de l’équipe administrative du district, un rôle spécifique à un sport ou en tant que membre organisateur des jeux.

Les lignes directrices suivantes ont pour but d’aider les bénévoles à mieux comprendre leurs obligations en matière de conflit d’intérêts et à identifier les situations où ils pourraient être en conflit. Ces lignes directrices ont pour but de garantir que tout ce que nous faisons sert les intérêts du public et de la communauté des Olympiques spéciaux. Nous pensons que la crédibilité et la réputation d’OSO, et de ses communautés, sont façonnées par la conduite collective de nos responsables de programme et de nos bénévoles. Nous pensons également que ces lignes directrices nous aideront à prendre des décisions judicieuses, en particulier lorsque nous sommes confrontés à des situations difficiles dans lesquelles il peut nous être demandé de compromettre notre intégrité ou nos valeurs.

Maintenir une loyauté non conflictuelle. Les volontaires doivent se comporter avec une loyauté non conflictuelle envers les intérêts d’OSO et de ses parties prenantes. Cette obligation de rendre compte remplace toute loyauté conflictuelle, comme la loyauté envers d’autres groupes de défense ou d’intérêt, les membres de la famille, l’appartenance au conseil d’administration d’autres organisations, la participation à des activités affiliées et la responsabilité professionnelle envers un employeur. Elle remplace également les intérêts personnels de tout bénévole du programme.

Avoiding Conflict of Interests.

Volunteers must not breach their responsibility to SOO as a volunteer and must avoid conflict of interests, as well as the appearance of any conflict of interests, with respect to the following:

1. Un volontaire de l’OSO ne peut être impliqué dans aucune décision concernant la discipline ou l’approbation des membres individuels de sa famille qui pourraient bénéficier directement de leur contribution. De temps en temps, il est reconnu que les bénévoles d’OSO peuvent avoir un membre de leur famille dans le programme sportif auquel ils participent et lorsque cela se produit, ils doivent faire preuve d’une loyauté non conflictuelle dans le meilleur intérêt d’OSO; application de la politique sportive, des procédures et de l’infrastructure des bénévoles et processus de prise de décision.
   
2. Sans divulgation, il ne doit pas y avoir de transactions, d’autopromotion ou d’activité commerciale privée, ni de services personnels entre l’OSO et les bénévoles, que les services ou les produits composant l’activité commerciale soient ou non fournis gratuitement ou contre rémunération, y compris les dépenses sans. Si un volontaire considère qu’il existe un contrat ou une transaction entre l’OSO et (a) ce volontaire, (b) un membre de sa famille, ou (c) une organisation affiliée à ce volontaire, ce dernier doit rapidement informer l’OSO de sa relation ou de son intérêt dès qu’il a connaissance du contrat ou de la transaction.
   
3. Aucun volontaire d’OSO qui se trouve en conflit d’intérêts, ou qui a été jugé en conflit d’intérêts par la direction ou le personnel du volontaire, ne doit voter ou participer de quelque manière que ce soit à une délibération ou décision finale au nom d’OSO concernant le contrat, la transaction ou toute autre question dans laquelle le volontaire du SOO est considéré comme ayant, ou a été jugé avoir, un conflit d’intérêts. La phrase précédente n’interdit pas au volontaire de l’OSO concerné de fournir à l’OSO les informations qu’il ou elle estime pertinentes pour le contrat, la transaction ou toute autre question à l’étude.
   
4. Lorsque le bénévole de l’OSO doit fournir, conseiller ou rendre d’autres services dans le cadre de ses fonctions sur une question dans laquelle il a un conflit d’intérêts inévitable, cette personne doit s’excuser, sans commentaire, de toutes les activités ou discussions relatives à cet événement et doit immédiatement informer la direction du programme ou le membre du personnel du conflit. Cette disposition s’applique aux engagements actuels et futurs.
   
5. Les volontaires d’OSO ne doivent pas utiliser leur poste de volontaire pour obtenir un emploi (contractuel ou permanent) ou un emploi auprès d’une société affiliée pour eux-mêmes, des membres de leur famille ou des associés proches. Si une personne souhaite obtenir une telle offre d’emploi, elle doit d’abord démissionner de son poste de volontaire d’OSO. Il est possible de déroger à cette disposition par un consentement écrit formel soumis et signé par la direction du personnel compétente. L’approbation formelle de cette exception sera communiquée par écrit par le vice-président de l’OSO.
6. Les volontaires ne peuvent pas s’engager dans des activités commerciales, professionnelles ou autres en dehors de l’entreprise qui pourraient directement ou indirectement avoir un effet négatif important sur l’OSO ou les programmes locaux ou de district.
7. Les bénévoles d’OSO divulgueront chaque année leur implication dans d’autres organisations, fournisseurs ou toute autre association qui pourrait produire un conflit potentiel dans le cadre de ces lignes directrices.
   
8. Les bénévoles d’OSO doivent se conformer aux politiques provinciales. Veuillez consulter le portail d’information sur l’OSO et en particulier les documents de formation sur les conflits d’intérêts dans la section des ressources pour les bénévoles du portail d’information.

Droit de demander une décision

Tout volontaire d’OSO qui n’est pas sûr de l’existence d’un éventuel conflit d’intérêts peut demander à la direction ou au personnel d’OSO de déterminer si un tel conflit existe. Ces demandes doivent être soumises par écrit au responsable ou au membre du personnel concerné.

Conseils communautaires – exigences relatives aux réunions d’affaires – déclaration de conflit

Les membres volontaires du Conseil de la Communauté doivent déclarer et se récuser (se retirer) du vote sur toute question dans laquelle ils ont un intérêt direct, personnel, financier ou bénéficiaire. Cela inclut tout avantage direct ou indirect pour eux-mêmes, leur famille ou leurs intérêts professionnels.

Éviter l’autorité individuelle. Les bénévoles d’OSO ne peuvent pas tenter d’exercer une autorité individuelle sur leurs groupes de bénévoles respectifs ni représenter l’OSO ou leurs groupes de bénévoles respectifs, sauf si cela est explicitement prévu dans les limites de leur poste de bénévole et de leurs programmes respectifs.

Quand il est soutenu et qu’il représente son rôle de bénévole de OSO lors d’un événement ou d’une activité, le bénévole de SOO jouera et se représentera lui-même dans ce rôle et évitera les représentations ou activités alternatives qui pourraient apparaître comme un conflit d’intérêts.

Maintien de la confidentialité. Les bénévoles d’OSO respecteront toute information confidentielle concernant OSO et leurs groupes de bénévoles et d’athlètes respectifs. 

Cette politique est actuellement en cours d’adaptation aux politiques pancanadiennes en matière de conflits d’intérêts en 2019